Управление

человеческими ресурсами

Работа с кадровыми записями


Любая компания, независимо от ее размера, должна назначить координатора, в обязанность которого входит обеспечение соблюдения требований Закона и работа с запросами работников о раскрытии данных, содержащихся в кадровых записях. Это могут быть данные о потерпевших неудачу претендентах, бывших работниках компании, если касающаяся их персональная информация хранится в компьютере.

(а) Коммуникации. Работников следует проинформировать о их правах, предусмотренных Законом и касающихся персональных данных о них, и об ограничениях этих прав. Если у работников имеются справочники компании, в них следует включить раздел с разъяснениями, или вставить его в документ, детально описывающий условия найма. Когда работодатель впервые подпадает под действие Закона, последствия действия Закона должны быть разъяснены и обсуждены представителями работников.

Важно установить несложную процедуру пользования работников правами, предусмотренными Законом, с участием или координатора, или назначенного лица из числа высшего руководства компании.

(б) Пересмотр данных. Информация, содержащаяся в компьютере должна регулярно проверяться на соответствие принципам хранения информации. Следует отметить, что информация, хранящаяся не в компьютере, а занесенная вручную на карточки, не подпадает под действие Закона. В отношении хранящихся в компьютере данных должны соблюдаться следующие правила.

• Мнение о работнике должно отличаться от выражения намерения о его будущем в компании. Например, формулировка «готов для продвижения при первой возможности» представляет собой и мнение, и намерение, поэтому ее раскрытие может привести к конфузу и обиде, если по каким-либо объективным причинам немедленное продвижение оказалось невозможным. Если результаты аттестации заносятся в компьютер, а не на карточку, используемые выражения и формулировки должны четкое указывать, мнение это или намерение.

• Если персональные данные получены от субъекта данных или от третьего лица, это следует указывать. Примером может служить информация, почерпнутая из анкеты поступающего на работу. Эта мера защиты предотвращает возможность требования компенсации субъектом данных за ущерб, причиненный неточностью информации, которую он сам о себе предоставил. Работники должны иметь возможность проверить точность информации, сообщенной о нем третьей стороной, например, бывшим работодателем.

• Важно регулярно обновлять информацию, чтобы соответствовать пятому принципу хранения информации.

• Данные, накапливающиеся в компьютере для исследований и планирования, не должны содержать указаний на конкретных сотрудников, например, должности, возраста, стажа работы в компании, чтобы защитить их от раскрытия.

• Если результаты аттестации хранятся в компьютере, то работники имеют право требовать ознакомления с этими сведениями. Схемы аттестации, которые ранее были засекреченными или частично засекреченными, становятся открытыми, и теперь менеджеры обязаны обсуждать результаты аттестации со своими подчиненными. В этом случае может понадобиться организация подготовки к аттестациям.

Сегодня 18.06.2018