Управление

человеческими ресурсами

Кадровые документы - учет и статистика


Цель ведения кадровых записей
Индивидуальная кадровая справка
Ведение кадровых записей
Основные положения законодательства о защите персональных данных
Работа с кадровыми записями

Краткая сводка раздела

Кадровые записи обеспечивают:

- набор точных и постоянно обновляемых сведений обо всех работниках компании;
- руководство к принятию мер в отношении работника, в частности, путем сопоставления его деятельности с работой других сотрудников;
- возможность использования при привлечении на работу нового сотрудника ставки оплаты работников на аналогичных должностях;
- архивные записи, отражающие все мероприятия, проведенные компанией в прошлом по отношению к ее персоналу;
- материал для статистических исследований, с помощью которых осуществляют кадровую политику;
- средство, обеспечивающее соответствие законодательным и уставным требованиям.

Специфическая информация об индивидуальном работнике (т.е. биографические данные, уровень обучения и подготовки, квалификация, дисциплинарные записи и т.д.) называется индивидуальными сведениями. Обобщение индивидуальных сведений по группам работников, которые позволяют компании выявить общие характеристики различных групп и типов работников (например, возрастной и половой состав отдельных подразделений, различия в образовательном уровне работников разных категорий и т.д.), называется группированными сведениями.

Будучи включенными в индивидуальную кадровую справку, все сведения о работнике должны храниться в течение установленного срока, что является одним из аспектов кадровой работы. Прежде чем добавлять новые сведения, важно установить, насколько часто будет использоваться информация, возможно ли оперативно получить ее из другого источника, насколько просто будет обновить ее и имеется ли достаточно места для внесения новой записи.

Закон защищает персональную информацию, т.е. информацию личного характера об отдельных людях, хранящуюся в компьютерах, от несанкционированного использования. Закон распространяется практически на все виды данных, хранящихся в автоматизированном виде, но особенно на персональную информацию. Суд может потребовать от пользователя информацией выплаты компенсации за порчу информации, вызванную ее потерей, уничтожением, или за неточность информации, а также за раскрытие информации лицу или организации, не указанным в регистрации.

Любая компания, независимо от ее размера, должна назначить координатора, в обязанность которого входит обеспечение соблюдения требований законодательства и работа с запросами работников о раскрытии данных, содержащихся в кадровых записях. Это могут быть данные о потерпевших неудачу претендентах, бывших работниках компании, если касающаяся их персональная информация хранится в компьютере.

Необходимые статистические данные

Ниже приведены статистические данные, обязательные для представления.

а) Статистические данные, которые следует представлять в официальные органы, например в Министерство по вопросам занятости, в Министерство здравоохранения и социального обеспечения.
б) Общая численность занятых по отделам, географическому местоположению предприятий, возрастным группам, полу и другим возможным критериям, показывающая увеличение или сокращение численности персонала за предыдущий период.
в) Число аварий и несчастных случаев, информация о которых передана инспекторам по охране здоровья и обеспечению безопасности производства, проанализированная по подразделениям и причинам.
г) Текучесть рабочей силы и коэффициент стабильности рабочей силы.
д) Потери рабочего времени в результате отсутствия работников (выраженные в процентах от общего числа рабочих часов за период) и число заболеваний, представленные с разбивкой по подразделениям.

Эти статистические данные, как правило, рассчитываются на основе ежемесячной периодичности.

Необязательные (дополнительные) статистические данные

Следующие статистические данные обеспечивают полезную информацию для руководства, хотя и не являются обязательными, как перечисленные выше.

а) Численность работников по категориям заработной платы и окладов. Эти данные не обязательно отслеживать ежемесячно, как правило, они составляются ежегодно при рассмотрении вознаграждения персонала. Статистика оплаты труда иногда требуется для каких-либо специальных целей, например, если профсоюз требует повышения заработной платы.
б) Текучесть рабочей силы.
в) Анализ персонала по квалификации, уровню профессиональной подготовки, местожительству представляет интерес для целей планирования человеческих ресурсов. Если ожидается сокращение штатов, могут понадобиться сводные данные по продолжительности стажа работников.

Вся статистика по персоналу имеет гораздо больший смысл и применимость, если статистические выкладки сопровождаются объяснительной запиской, которая содержит необходимые разъяснения и, возможно, даже указывает предполагаемые дальнейшие действия.

Сегодня 16.08.2018